← Vodiči

Izradite i koristite predloške odgovora

Predlošci štede vrijeme pri pisanju, a svaka odlazna poruka i dalje ostaje pod vašom kontrolom. Mogu biti dostupni svim objektima ili ograničeni na jedan objekt.

Izradite predložak

Otvorite Predlošci u postavkama radnog prostora i u odjeljku za dodavanje predloška ili verzije odaberite Novi predložak.

Unesite:

1. jasan interni naziv, primjerice „Upute za kasni dolazak”;
2. kategoriju: raspoloživ upit, neraspoloživ upit, predujam, potvrda rezervacije, dolazak, česti odgovor ili odjava;
3. jezik;
4. neobavezno ograničenje na određeni objekt;
5. neobavezni predmet i tekst poruke.

Koristite dopuštene varijable na mjestima gdje podatak treba doći iz trenutačnog upita ili rezervacije. Dostupne vrijednosti uključuju ime gosta, objekt, jedinicu, datume, broj gostiju, ukupnu cijenu boravka, podatke o predujmu, poziv na broj i vrijeme prijave.

Primjerice, pozdrav može koristiti varijablu za ime gosta umjesto fiksnog imena. Prije slanja uvijek pregledajte rezultat nakon umetanja.

Odaberite Spremi novu verziju. Za dodavanje drugog jezika ili izmjenu odobrenog teksta odaberite postojeći predložak i spremite novu verziju umjesto brisanja njegove povijesti.

Umetnite predložak u odgovor

Otvorite upit, proširite Dodaj u odgovor i odaberite odgovarajući predložak.

Predložak se dodaje trenutačnom odgovoru. Pregledajte umetnute podatke o gostu, objektu, jedinici, datumima, cijeni, predujmu i dolasku. Prilagodite poruku kako bi odgovorila na stvarno pitanje gosta, zatim je pošaljite na uobičajen način.

Predlošci su polazišta, a ne automatske poruke. Ništa se ne šalje dok ne odobrite odgovor.

Održavajte biblioteku predložaka korisnom

Bolje je imati manji broj konkretnih i ažurnih predložaka nego mnogo gotovo istih verzija. Korisni početni predlošci su:

• smještaj je raspoloživ;
• smještaj nije raspoloživ, uz alternativne mogućnosti;
• upute za predujam;
• potvrda rezervacije;
• upute za dolazak i parkiranje;
• upute za odjavu.

Arhivirajte predložak kada se više ne treba koristiti. Verzije za pojedini objekt stvarajte samo kada se upute stvarno razlikuju, primjerice zbog posebnog sefa za ključeve, ulaza na parkiralište ili bankovnog računa.

Sljedeće: koristite Plan za dnevne aktivnosti.